arraste um paciente para outro horário/profissional — solte sobre um horário ocupado para juntar no grupo
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Check-in Express
Presenças confirmadas
Com base na Agenda do dia (presenças e faltas)
Atendimentos
Por profissional
Por paciente
Faltas registradas na Agenda do dia
Detalhe das faltas
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Defina, por perfil e por tela, o que cada um oculta, apenas vê ou vê e edita. O Administrador tem acesso total.
Você está vendo o portal como gestor — escolha a profissional.
Novo usuário
Clique para marcar ou desmarcar.
Editar atendimento
Pacientes
Para juntar mais de um paciente no mesmo horário, digite o próximo nome e pressione Enter. O × na ficha tira só aquele paciente.
Marcar o horário como
Cadastro de paciente
O nome fica travado depois de criado — assim o paciente não perde o vínculo com atendimentos, notas e prontuário. (a correção de nome será liberada quando migrarmos para ID)
Família, documentos e endereço
Faturamento semanal (calculado)R$ 0
Cadastro de profissional
Identifica a coluna na agenda. Não pode repetir.
Registro profissional (CRP, CRFa, CREFITO, etc.).
?
Imagem quadrada fica melhor. É reduzida automaticamente.
Na folha: nº de atendimentos × este valor.
Ficha de RH
Novo banco
Saldo do dia em que você começou a usar o sistema. As entradas e saídas baixadas neste banco somam a partir daqui.
Nova conta a pagar
A baixa (pagamento) e a escolha do banco são feitas na lista, no botão “Baixar”.
Novo aviso
O aviso aparece no portal de todas as profissionais.
Cadastrar férias
Calculado automaticamente pelo período — ajuste se precisar.
Enviar contracheque
PDF ou imagem, até 8 MB.
Dados de RH
Com a data de admissão, o sistema calcula sozinho os períodos aquisitivos e concessivos e o saldo de férias.
Usado apenas enquanto não houver data de admissão cadastrada.
Gerar Kit Unimed
Salvo no cadastro do paciente ao gerar.
Gera um relatório por terapia (Terapia ABA, Fono, T.O., Psicopedagogia…), no padrão Unimed, com datas, horários, profissionais e campo de assinatura — sem valores.
Atendimento do dia
Cada paciente vira uma ficha. Sem nenhuma ficha o horário fica livre.
Marcar falta
Falta do profissional
Copiar p/ WhatsApp
Escolha o horário (ou o dia inteiro):
—
--:--
Manual do Kaizen Clínicas
1. Visão geral
O Kaizen Clínicas organiza a clínica em duas frentes que não se misturam:
Operacional — as agendas (semanal, do dia, de hoje) e os cadastros. É o dia a dia da recepção e das terapeutas.
Financeiro / Faturamento — competências, atendimentos do mês, repasses, NFs, contas e bancos.
Um conceito central: a Agenda semanal é o padrão que se repete toda semana. A Agenda do dia é uma cópia daquele dia específico, onde a recepção registra presenças, faltas e remanejamentos sem alterar o padrão nem o faturamento.
Tudo é salvo automaticamente neste navegador. Use Backup (menu ⋮) para guardar uma cópia ou levar para outro computador.
2. Acesso e perfis
Na tela de entrada, informe usuário e senha. Cada pessoa tem um perfil que define o que ela vê e edita:
Administrador acesso total, incluindo Usuários e Permissões.
Recepção agendas, cadastros e relatórios operacionais.
Financeiro faturamento, contas, fluxo e bancos.
Terapeuta vê apenas a própria agenda (“Por profissional” e “Agenda de hoje”).
Tela de acesso (ilustração).
O administrador cadastra os usuários em Administração Usuários. Para terapeutas, vincule a pessoa ao profissional correspondente para que ela veja a agenda certa.
3. A tela e a navegação
A tela tem três áreas: a barra superior (logo, busca e ações), o menu lateral à esquerda (agrupado por assunto) e o conteúdo. O menu pode ser recolhido no botão “Recolher menu”.
Estrutura geral: barra superior, menu lateral por grupos e o conteúdo.
Grupos do menu: Agenda, Clínico, Equipe, RH, Relatórios, Cadastros, Faturamento, Financeiro e Administração. Cada grupo só aparece se o seu perfil tiver acesso a algum item dele.
4. Painel inicial
É a primeira tela após entrar. Mostra cartões de resumo, ações rápidas e, para quem tem acesso a relatórios, o bloco “Indicadores do mês”:
Presença no mês — % de presenças sobre presenças+faltas registradas na Agenda do dia.
Faltas de pacientes e faltas de profissionais (abonadas × não abonadas).
Ocupação por especialidade — barras de sessões por semana.
Top faltantes — pacientes que mais faltaram no mês (clique para abrir o paciente).
Há também cartões de alerta: autorizações vencendo, sessões fora do plano e aniversariantes da semana.
5. Agenda semanal (o padrão)
É o quadro fixo que se repete toda semana. Colunas = profissionais (agrupados por especialidade); linhas = horários. Use as abas de dias (Seg–Sex) no topo.
Lançar/alterar: clique numa célula e escolha o paciente (separe por vírgula para mais de um), ou bloqueie o horário.
Arrastar: segure o nome do paciente e solte em outro horário/profissional. Soltando sobre um horário ocupado, ele junta no grupo.
Horário livre: o botão acha o próximo horário livre de um profissional.
Alterar a Agenda semanal muda o padrão de todas as semanas. Para ajustes pontuais de um dia, use a Agenda do dia.
5.1 Seleção em lote
Na Agenda semanal, clique em Seleção em lote. No modo seleção:
Clique nas células para marcá-las; Shift+clique seleciona um intervalo na mesma coluna.
Na barra inferior, use Bloquear ou Liberar para aplicar em todas de uma vez.
6. Agenda do dia
Escolha a data nas setas/seletor. Ela começa igual ao padrão da semana e é onde a recepção registra o que realmente aconteceu — sem afetar o faturamento.
Agenda do dia: cada paciente tem seus botões P (presente) e F (falta); arraste o nome para remanejar.
6.1 Presença e falta (por paciente)
Cada paciente na célula tem dois botões: P (presente, fica verde) e F (falta, fica riscado). A marcação é individual, mesmo quando há vários no mesmo horário.
Se o paciente tiver mais de uma sessão no dia, ao marcar P ou F o sistema pergunta: “Só esta sessão” ou “Todas de hoje”.
Clicar de novo no mesmo botão limpa a marcação.
6.2 Quando a profissional falta
Clique no nome do profissional (cabeçalho da coluna). O sistema pede confirmação e abre uma janela onde você:
Marca quais atendimentos ela faltou (pode ser só alguns, não precisa o dia todo).
Escolhe, em cada um, quem assume o paciente (ou “não atender”).
Indica se a falta é abonada e, em caso afirmativo, escreve a justificativa.
As faltas ficam registradas no cadastro da profissional e alimentam o relatório Faltas das profissionais.
6.3 Consolidar, WhatsApp, PDF e desfazer
Consolidar — “fecha” o dia. Depois disso, para editar é preciso digitar a senha de consolidação (definida em Configuração).
Copiar p/ WhatsApp — escolha o horário e o texto da agenda daquele horário é copiado, pronto para colar.
PDF — abre a agenda do dia formatada para imprimir ou “Salvar como PDF”.
Alterações — lista tudo que foi mexido no dia; cada item tem Desfazer individual.
Restaurar padrão do dia — descarta os ajustes do dia e volta ao padrão da semana.
7. Hoje, por paciente e por profissional
Agenda de hoje — visão do dia atual por horário; as terapeutas veem aqui seus atendimentos e podem marcar presença.
Por paciente — digite/escolha um paciente e veja a semana dele.
Por profissional — a agenda de um profissional específico.
8. Atendimentos realizados
Relatório de presenças e faltas (com base na Agenda do dia). Filtre por intervalo de datas, profissional e paciente. Mostra duas tabelas — por profissional e por paciente — com presenças, faltas, total e % de presença, além de exportar CSV.
Atendimentos realizados — filtros por data, profissional e paciente.
9. Faltas das profissionais
Espelho do relatório acima, focado nas faltas das profissionais. Filtre por período, profissional e tipo (abonadas / não abonadas / ambas). Traz um resumo por profissional (dias com falta, atendimentos afetados, abonadas, não abonadas) e o detalhe com data, quantidade, tipo e justificativa. Também exporta CSV.
10. Pacientes e profissionais
Pacientes: cadastro com convênio, carteirinha, validade da autorização, etiquetas (novo, atenção, avaliação, particular) e o plano de sessões por especialidade. O sistema compara o plano com o que está agendado e sinaliza diferenças.
Profissionais: código na agenda, nome, especialidade e conselho. No cadastro aparece o histórico de faltas (com abonada/justificativa).
O botão ＋ Novo e a lixeira de excluir só aparecem para quem tem permissão de edição na tela.
11. Faturamento
Competência — cria/seleciona o mês de trabalho (a base do faturamento).
Atendimento do mês — lança/confere os atendimentos da competência e seus valores.
Repasse — calcula o repasse por profissional (percentual configurável).
Checklist de NF — controla quais notas já foram geradas por paciente.
Contas a receber — NFs e recebimentos, com atribuição ao banco.
O faturamento usa a Agenda semanal (padrão) e a sua própria conferência mensal. Ele não é afetado pelas presenças/faltas registradas na Agenda do dia.
12. Financeiro
Contas a pagar — lançamentos com vencimento, baixa por banco e destaque de atrasados.
Fluxo de caixa — entradas (NFs) e saídas (contas) por período, com saldo por banco.
Bancos — contas bancárias e saldos calculados.
13. Usuários
Em Administração Usuários (somente admin), crie e edite contas, definindo nome, usuário, senha e perfil. Para terapeutas, vincule ao profissional.
14. Permissões
Em Administração Permissões o admin controla, por perfil e por tela, três níveis:
Oculto — a tela some do menu daquele perfil.
Só ver — a tela aparece, mas sem editar (somem botões “Novo”, lixeira, edição de células etc.).
Ver e editar — acesso completo.
Há ainda a linha “Ver valores (R$)”, que controla a exibição do faturamento por semana. O Administrador é sempre total.
Matriz de permissões: telas/recursos × perfis.
As mudanças passam a valer no próximo carregamento de cada tela para os usuários daquele perfil.
15. Configuração e feriados
No menu ⋮ Configuração (admin):
Senha de consolidação — exigida para reabrir uma Agenda do dia já consolidada.
Feriados / dias não úteis — adicione data + nome. Nesses dias a Agenda do dia exibe um aviso e fica bloqueada para edição.
16. Backup, histórico e dicas
No menu ⋮ (canto da barra de salvamento):
Backup / Restaurar — baixe um arquivo com todos os dados ou recarregue de um backup.
Auditoria — registro de ações por usuário (admin). Veja o capítulo 18.
Compactar — deixa as tabelas mais densas.
Atalhos de teclado
Ctrl/Cmd + K — busca rápida de telas, pacientes e ações.
/ — foca a busca; N — novo atendimento; / — muda o dia na agenda; Esc — fecha janelas.
Dúvida em alguma tela? Quase tudo que dá para fazer está nos botões no topo da própria tela.
17. Comandos rápidos (Ctrl+K)
Pressione Ctrl + K (ou Cmd + K no Mac) para abrir a busca rápida. Além de localizar telas, pacientes e profissionais, ela entende comandos escritos por extenso: você digita o que quer, o sistema interpreta, mostra um cartão de confirmação e só executa quando você confirma.
Ctrl+K interpretando “marcar alef com larissa quarta 10:10” e pedindo confirmação.
Comandos que ele entende
Marcar — “marcar alef com larissa quarta 10:10”. Cria o atendimento na Agenda semanal (padrão).
Remarcar — “remarcar alef para sexta 9h”. Move o atendimento existente, mantendo o mesmo profissional.
Cancelar — “cancelar alef quinta”. Remove o paciente dos horários que combinam (o cartão lista quais).
Bloquear — “bloquear larissa 10h”. Marca o horário como Bloqueado.
Falta — “falta de davi hoje”. Registra falta na Agenda do dia (não afeta o faturamento).
Como ele entende você
Nome aproximado: não precisa o nome completo — “alef” encontra “Alef Fujisawa Miranda”; “larissa” encontra a profissional.
Dia: aceita segunda…sexta, abreviações (seg, ter, qua, qui, sex), hoje e amanhã. Se você não disser o dia, ele usa o dia aberto na agenda.
Hora: se a hora não cair exatamente em um horário da grade, ele ajusta para o mais próximo e avisa “(ajustado)”.
Profissional: para escolher um específico em remarcar/cancelar, inclua “com <profissional>”.
Cada comando respeita suas permissões: falta exige acesso de edição à “Agenda do dia”; os demais, à “Agenda semanal”. Buscas comuns (ex.: “fluxo de caixa”) não viram comando.
Falta marca todas as sessões do paciente naquele dia. O cartão de confirmação mostra a lista antes de aplicar.
18. Auditoria — quem fez o quê
O sistema registra automaticamente as ações importantes com o usuário responsável e a data/hora. Para abrir, use o menu ⋮ (na barra de salvamento) e clique em Auditoria (recurso do administrador).
Ficam registrados, por exemplo: marcar, editar e mover atendimentos; bloquear e liberar horários (inclusive em lote); consolidar e restaurar a Agenda do dia; alterações de feriados; e os comandos rápidos do Ctrl+K.
Filtros e exportação
Por usuário — escolha uma pessoa para ver só o que ela fez.
Busca — filtra pelo texto da ação (ex.: “consolidou”, “bloqueou”).
CSV — exporta a lista filtrada (data/hora, usuário, ação) para abrir no Excel.
A auditoria é especialmente útil agora que há vários perfis e permissões: ela mostra com clareza quem realizou cada alteração.
Alterar minha senha
Novidades
Nova solicitação
Backups automáticos (servidor)
O servidor (Locaweb) gera cópias de todas as bases (Produção, Faturamento e Base teste) automaticamente, direto do banco de dados, pelo agendador de tarefas (cron):
A cada 10 minutos, das 07h às 18h.
De hora em hora, das 18h às 07h.
Os arquivos ficam na pasta /backups do site, separados por ambiente, com rotação automática. Isso independe deste navegador — roda no servidor.
Quiser uma cópia agora, neste computador, de tudo que está salvo localmente:
Configuração
Usada para liberar a edição de uma agenda do dia já consolidada. Deixe em branco para não exigir senha.
Encerra a sessão após esse tempo sem uso. Use 0 para desativar.
Define desde quando o contador de pendências do celular das terapeutas (e o painel “Evoluções pendentes”) conta atendimentos sem evolução. Em branco = últimos 14 dias. Máximo de 6 meses para trás.
Nos feriados, a Agenda do dia fica bloqueada para edição e exibe um aviso.
Edite o nome e as cores de cada especialidade — valem em toda a agenda.
1) Baixe o modelo (já vem com a agenda atual). 2) Edite no Excel mantendo as colunas Dia, Horario, Profissional, Paciente. 3) Suba de volta. Atualiza apenas a grade; cadastros de pacientes e profissionais não mudam. Só admin.
